Положение об архивном секторе
1.1. Архивный сектор Администрации Целинского района (далее по тексту – сектор) является структурным подразделением Администрации Целинского района, без права юридического лица.
1.2. В своей деятельности сектор руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными и федеральными законами, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ростовской области, областными законами, Уставом муниципального образования «Целинский район», решениями Собрания депутатов Целинского района, постановлениями и распоряжениями Администрации Целинского района, а также настоящим Положением.
1.3. Начальник сектора в своей деятельности подчинен и подотчетен Главе Администрации Целинского района, управляющему делами Администрации Целинского района.
1.5. На основании настоящего Положения разрабатываются должностные инструкции сотрудников сектора, планы работы. Положение о секторе утверждается правовым актом Администрации Целинского района. По мере необходимости и при наличии достаточных оснований в Положение о секторе могут быть внесены изменения и дополнения, которые утверждаются в установленном порядке.
2.2. Сектор комплектуется специалистами в соответствии с предъявляемыми квалификационными требованиями.
3.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов, предоставляет в комитет по управлению архивным делом Ростовской области для центрального государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации по установленным формам сведения о хранящихся в секторе фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.2. Разрабатывает и по согласованию с комитетом по управлению архивным делом Ростовской области представляет на утверждение Администрации Цединского района список учреждений, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение в установленном порядке, принимает меры по пополнению Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в собственности негосударственных организаций.
3.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном секторе.
3.4. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования и на основе соглашений (договоров) негосударственных организаций и предприятий, а также по поручению комитета по управлению архивным делом Ростовской области – учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной и государственной областной собственности; ведет пофондовый и статистический учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ведомственных архивах, музеях, библиотеках.
3.5. Проводит мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов экспертных комиссий учреждений-источников комплектования Архивного фонда, а также по организации документов в делопроизводстве в соответствии с действующей государственной системой документационного обеспечения управления; разрабатывает и внедряет методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
3.6. Рассматривает и согласовывает Положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях номенклатуры дел учреждений-источников комплектования.
3.7. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в архивный сектор.
3.8. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архивного сектора с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
3.9. Информирует органы местного самоуправления и учреждения о составе и содержании документов архивного сектора по актуальной тематике, выполняет их запросы.
3.10. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, в периодической печати, в установленном порядке предоставляет документы учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет социально-правовые запросы граждан.
3.11. Проверяет выполнение учреждениями муниципальных образований, а также другими собственниками документов, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Ростовской области.
3.12. Информирует Администрацию Целинского района, комитет по управлению архивным делом Ростовской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
3.13. Вносит на рассмотрение Администрации Целинского района предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном секторе, по совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов по архивному делу и делопроизводству.
4.1. Осуществляет хранение и учет документов, представляет в комитет по управлению архивным делом Ростовской области сведения о хранящихся в архивном секторе фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечения их физической сохранности;
4.2. Разрабатывает и по согласованию с комитетом по управлению архивным делом в Ростовской области представляет на утверждение главе Администрации Целинского района списки учреждений, документы которых подлежат передаче в архив, ведёт работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет приём документов на хранение;
4.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;
4.4. Создаёт и совершенствует научно-справочный аппарат к документам сектора с целью оперативного использования содержащейся в них информации;
4.5. Информирует депутатов Собрания депутатов Целинского района, главу Администрации Целинского района, иные учреждения района о составе и содержании документов архива, исполняет их запросы;
4.6. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительских целях; в установленном порядке предоставляет документы сектора депутатам Собрания депутатов Целинского района, главе Администрации Целинского района, гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы населения;
4.7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования, ведёт пофондовый и статистический учёт документов учреждений;
4.8. Проводит мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, их экспертных комиссий;
4.9. Вносит на рассмотрение главы Администрации Целинского района предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений;
4.10. Участвует в подготовке проектов постановлений и распоряжений Администрации Целинского района по вопросам деятельности сектора;
4.11. Информирует главу Администрации Целинского района, комитет по управлению архивным делом Ростовской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде и архивах;
4.12. Рассматривает и согласовывает Положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений;
4.13. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области поступившие от учреждений описи дел постоянного срока хранения; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приёму в архив;
4.14. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;
4.15. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит приём граждан по вопросам, относящимся к компетенции сектора; выдаёт в установленном порядке учреждениям и гражданам справки, в том числе социально-правового характера, копии документов, выписки из документов;
5.1. Руководство сектором осуществляет начальник сектора.
5.2. Начальник сектора и старший инспектор сектора назначаются на должность и освобождаются от занимаемой должности распоряжением Администрации Целинского района.
5.3. Начальник сектора организует работу сектора, распределяет обязанности между работниками, разрабатывает должностные инструкции, вносит предложения о применении к работникам сектора мер поощрения и наложения на них дисциплинарных взысканий в соответствии с действующим законодательством, разрабатывает и вносит главе Администрации Целинского района проекты правовых актов в пределах своей компетенции.
5.4. Работа сектора строится согласно планам, утвержденным управляющим делами Администрации Целинского района и в соответствии с должностными инструкциями работников сектора.
5.5. В период временного отсутствия начальника сектора руководство сектором осуществляет один из работников сектора, определяемый главой Администрации Целинского района.
5.6. Сектор при выполнении возложенных на него задач и функций в установленном порядке, в соответствии с действующим законодательством осуществляет взаимодействие в пределах своей компетенции:
- со структурными подразделениями и отраслевыми (функциональными) органами Администрации Целинского района;
- с администрациями сельских поселений Целинского района;
- с государственными и территориальными органами исполнительной власти;
- с предприятиями, учреждениями, организациями независимо от организационно-правовых форм и форм собственности иных муниципальных образований Ростовской области;
Для выполнения возложенных на Сектор задач и функций сектор в пределах своей компетенции и в соответствии с действующим законодательством имеет право:
6.1. Вносить предложения по совершенствованию деятельности сектора.
6.2. В установленном порядке запрашивать и получать от всех организационных структур (пункт 5.6. настоящего Положения) необходимые документы, справочные и иные материалы.
6.3. По поручению главы Администрации Целинского района в пределах своей компетенции представлять Администрацию Целинского района в отношениях с органами исполнительной и законодательной власти.
6.4. Проводить совещания и семинары по вопросам, входящим в компетенцию сектора, с привлечением руководителей и специалистов организационных структур (пункт 5.6. настоящего Положения).
6.5. Вносить на рассмотрение главе Администрации Целинского района предложения, относящиеся к ведению сектора.
7.1. Начальник сектора несет ответственность за качественное и своевременное исполнение задач и функций, возложенных на сектор, за состояние трудовой и производственной дисциплины в секторе.
7.2. Работники сектора несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями.
7.3. Работники сектора обязаны соблюдать при исполнении должностных обязанностей права свободы и законные интересы человека и гражданина независимо от расы, национальности, языка, отношения к религии и других обстоятельств, а также права и законные интересы организаций.